Avant le premier pointage géolocalisé, une feuille à remettre à chacun.

Ce que voit le compagnon

Vous êtes prévenu, à chaque fois

Comment fonctionne la note d'information aux salariés

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   Vérifier que la géolocalisation se justifie

   Pour décompter le temps de travail, elle n'est admise que si aucun autre moyen ne le permet : c'est le cas d'équipes qui changent de chantier sans passer par un local. Notez pourquoi, en une phrase : elle servira dans la note et dans le registre.

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   Rédiger la note

   Une page suffit : ce qui est relevé, pour quoi faire, combien de temps, qui y a accès, et comment le salarié exerce ses droits. Le détail est plus bas.

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   Consulter le CSE s'il existe

   Avant la mise en service, pas après. Conservez l'avis rendu avec la note : les deux documents vont ensemble.

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   Remettre la note à chacun, contre signature

   Une remise individuelle, datée et signée, ou un avenant au contrat. Un affichage seul peut être jugé insuffisant. Pensez aux nouveaux embauchés : la note fait partie de l'arrivée.

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   Inscrire le traitement au registre, puis activer

   Le registre reprend les mêmes éléments que la note. Ensuite seulement, vous activez le pointage géolocalisé dans les réglages.

Quand une heure est contestée

Le Code du travail pose le principe : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. Le RGPD précise ce que cette information doit dire. Rédigée simplement, la note d'information aux salariés reprend les points ci-dessous, sans jargon : elle s'adresse à un compagnon, pas à un juriste.

Le point le plus souvent oublié est aussi le plus important : la finalité. Si la note dit « sécurité » et que vous utilisez ensuite les relevés pour contester des heures, la finalité annoncée ne couvre pas l'usage. Écrivez noir sur blanc que le dispositif sert au décompte du temps de travail et au rattachement des heures aux chantiers.

Le réflexe est de faire signer « j'accepte d'être géolocalisé ». C'est une fausse sécurité. Entre un employeur et son salarié, le consentement est rarement considéré comme libre : il est difficile de refuser à celui qui vous paie. Le dispositif repose plutôt sur l'intérêt légitime de l'entreprise à décompter les heures, encadré par l'information et la proportionnalité.

La signature reste utile, mais pour une autre raison : elle prouve que la note a été remise et lue. C'est un accusé de réception, pas un accord. Formulez-la ainsi, « reçu et pris connaissance », et non « j'accepte ».

Dans les entreprises qui ont un comité social et économique, celui-ci doit être informé et consulté avant la mise en place d'un dispositif permettant de contrôler l'activité des salariés. C'est une obligation formelle dans les entreprises d'au moins cinquante salariés ; en dessous, l'informer reste la démarche la plus sûre. Gardez une trace de la date et de l'avis.

Toute entreprise doit aussi tenir un registre de ses traitements de données personnelles. La géolocalisation y figure avec sa finalité, les données concernées, leur durée de conservation et leurs destinataires : les mêmes éléments que dans la note. Selon l'ampleur du dispositif, une analyse d'impact peut être demandée ; pour une petite équipe qui ne relève que les entrées et sorties de chantier, la question se pose rarement, mais elle se vérifie.

Informer après coup est la plus fréquente : la note arrive trois semaines après l'activation, et les relevés de ces trois semaines n'ont pas été collectés loyalement. La note précède toujours la première journée.

Viennent ensuite la finalité trop étroite, qui ne couvre pas l'usage qu'on fait des données, et le suivi qui déborde : un dispositif qui continue de relever des positions le soir ou le week-end va au-delà de ce que la note annonce, et de ce que la loi admet. Kali-Track s'arrête les jours non travaillés définis dans vos réglages, ne conserve pas de tracé des trajets, et efface les positions au bout de deux mois ; les heures travaillées, elles, restent.

Enfin, l'oubli des nouveaux. Le salarié embauché six mois après la mise en place a droit à la même note que les autres, le jour de son arrivée.

Avant de pouvoir activer la géolocalisation, les réglages de Kali-Track vous font lire une notice qui rappelle ces trois démarches : informer chaque salarié par écrit, consulter le CSE s'il existe, inscrire le traitement au registre. L'outil est construit pour rester dans ce que la note annonce : arrivée et départ de chantier, arrêt les jours de repos, positions effacées au bout de deux mois.

Mais la note elle-même, sa remise et sa signature vous appartiennent : en activant le dispositif, vous en êtes responsable vis-à-vis de vos salariés. Aucun logiciel ne peut le faire à votre place, et c'est tant mieux : c'est vous que vos compagnons connaissent.

Ce qui change concrètement

La même semaine, dans les deux cas

Un écart d'une heure et quart sur une seule semaine, pour un seul compagnon.

Ce qu'on nous objecte

Questions fréquentes